Zehn Tipps für erfolgreiche Videokonferenzen

Video-Conferencing boomt – und funktioniert: Eine aktuelle Studie des Fraunhofer Instituts belegt, dass Videokonferenzen effektiver sind als ihr telefonisches Pendant. Die Teilnehmer fühlen sich intensiver in die Entscheidungsfindung eingebunden und die Stärken des Teams werden besser ausgeschöpft. Dennoch scheitern Videokonferenzen häufig an der Umsetzung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Video-Kommunikation erfolgreich nutzen.

Tipp 1: Prüfen Sie vor der Einladung, ob eine Videokonferenz das richtige Tool ist

Videokonferenzen sind unkompliziert, günstig und effizient. Man spart Zeit, vermeidet Reisekosten und kann mit Kollegen auf anderen Kontinenten reden, als wären sie im selben Büro. Das heißt aber nicht, dass Video-Conferencing immer der beste Kommunikationskanal ist. Je nach Teilnehmerkreis, Teilnehmerzahl, Standort, Endgerät, Netzzugang und Thema ist es oft sinnvoller, einfach zu telefonieren, einen Teamviewer zu nutzen oder doch ein persönliches Treffen zu vereinbaren. Prüfen Sie daher schon im Vorfeld, welcher Kanal im konkreten Szenario am besten passt.

Tipp 2: Machen Sie sich mit der Technik vertraut

Haben Sie sich dafür entschieden, eine Videokonferenz zu veranstalten, sollten Sie sich mit der Technik beschäftigen. Welche Conferencing-Software kommt in Ihrem Unternehmen standardmäßig zum Einsatz? Wo liegen ihre Stärken und Schwächen? Ist Ihre Internetverbindung stabil? Besitzt das Mikrofon eine Echo-Cancelling-Funktion? Spielen Sie möglichst viele Störfaktoren durch, damit Sie in der Videokonferenz souverän reagieren können.

Tipp3: Nutzen Sie die Einladung, um möglichst viele Details zu klären

Gehen Sie in Ihrer Einladungsemail auf alle wichtigen organisatorischen und technischen Details ein. Welche Software wird genutzt? Wie kann man sich in das Meeting einwählen? Was steht alles auf der Agenda? Wer übernimmt die Moderation? Je mehr Fragen Sie im Vorfeld klären, desto reibungsloser wird die Konferenz laufen.

Tipp 4: Achten Sie auf ein ordentliches Erscheinungsbild

Checken Sie unmittelbar vor der Einwahl Ihr Büro: Die Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch sollten sich in Grenzen halten, der Frühstücksteller wieder aufgeräumt sein. Ein unordentlicher Arbeitsplatz wirkt unorganisiert und nimmt Ihren Ideen im Zweifel die Durchschlagskraft. Verzichten Sie zudem auf auffällige Kleidung. Karierte Hemden wirken unruhig auf dem Bildschirm, zu großer Gesichtsschmuck kann das Licht unangenehm reflektieren.

Tipp 5: Testen Sie die Beleuchtung

Ein über- oder unterbelichtetes Bild mindert die Konzentration des Gegenübers. Achten Sie auf die richtige Beleuchtung, die vor Ihnen und hinter der Kamera positioniert sein sollte. Setzen Sie sich nicht vor ein Fenster und vermeiden Sie Einrichtungsgegenstände, die reflektieren. Wenn Sie sich unsicher über den Tageslichteinfall sind, probieren Sie die Beleuchtung mit Ihrer Conferencing-Software einen Tag vor der Videokonferenz zur gleichen Uhrzeit aus.

Tipp 6: Wählen Sie einen angemessenen Bildausschnitt

Die richtige Position der Kamera ist essentiell. Sitzen Sie zu nah dran oder zu weit weg, hat dies enormen Einfluss auf Ihr Erscheinungsbild. Als Faustregel gilt: Platzieren Sie die Kamera bei einer Videokonferenz mittig zu Ihrem Gesicht auf Augenhöhe in ca. 1,5 Meter Entfernung. Sitzen mehrere Teilnehmer an einem Ort, achten Sie darauf, dass niemand verdeckt wird oder der Winkel zur Kamera zu spitz ist.

Tipp 7: Halten Sie sich an Gesprächsregeln

Bei Videokonferenzen gilt noch mehr als im normalen Leben: Lassen Sie Ihre Kollegen ausreden. Unterbrechungen können für Verwirrung sorgen. Sprechen Sie deutlich und schauen Sie in die Kamera. So erzeugen Sie Nähe zu Ihren Gesprächspartnern. Und: Schalten Sie Ihr Mikrofon aus, wenn Sie einem anderen Teilnehmer zuhören. So vermeiden Sie Störgeräusche.

Tipp 8: Verzichten Sie auf Nebenbeschäftigungen

Auch wenn Sie Ihr Mikrofon stumm geschaltet haben: Ihre Gesprächspartner bekommen mit, wenn Sie sich ausklinken. Verzichten Sie aus Respekt vor den Kollegen und vor dem Thema darauf, nebenbei andere Dinge zu erledigen. Sollten Sie sich Notizen machen, weisen Sie Ihre Kollegen darauf hin, dass die Mitschrift der Sache dient.

Tipp 9: Vorsicht bei Videokonferenzen am Smartphone

Trotz der mittlerweile gut ausgebauten digitalen Infrastruktur ist eine stabile Verbindung für eine Videokonferenz nicht immer zu garantieren. Stellen Sie daher sicher, dass Sie für die Dauer des Meetings keinen Funklöchern ausgesetzt und möglichst ungestört sind. Auf das Einwählen aus dem Zug oder dem Auto sollten Sie am besten verzichten.

Tipp 10: Erstellen Sie ein gemeinsames Dokument

Das Fraunhofer Institut betont ausdrücklich, dass Videokonferenzen wesentlich produktiver und nachhaltiger sind, wenn das Team sie gemeinsam in einem geteilten Dokument nachbearbeitet. Die Teilnehmer fühlen sich dann stärker in die Entscheidungsfindung eingebunden und behalten das Meeting positiv im Gedächtnis.

Mit der immer ausgereifteren Technik von Conferencing-Lösungen wird die digitale Video-Kommunikation zur echten Alternative. Auch wenn es einige Dinge zu beachten gilt können Videokonferenzen Ihrem Unternehmen viel Zeit und Geld sparen – nutzen Sie die Möglichkeiten.