Was Unternehmen heute von Telefonanlagen erwarten dürfen

Gerade in Zeiten der All-IP-Umstellung sollten sich Unternehmen bei der Suche nach einer neuen Telefonanlage damit auseinandersetzen, was sie neben der Sprachkommunikation erwarten dürfen. Heute sind neben der reinen Sprach- und Videokommunikation vor allem die Integration der Telefonie in die Business-Prozesse des Unternehmens bedeutsam. Ebenso wichtig: optimal integrierte mobile Endgeräte erhöhen die Erreichbarkeit und steigern die Effizienz, Collaboration und Presence Management eröffnen ganz neue Formen der Zusammenarbeit.

Im Zuge eines Migrationskonzepts müssen sich Unternehmen genau überlegen, welche Ziele sie mit einer neuen Telefonanlage verfolgen. Die Schlüsselfrage ist, welche Kommunikations- und Business-Prozesse von der Einführung profitieren können – und wie sie sich einbinden lassen. Nur wer diese Fragen im Vorfeld umfassend beantwortet, wird das Potenzial seiner neuen IP-basierten Telefonanlage auch wirklich ausreizen.

IP-Anlagen bieten Telefonie plus Business-Komfort

Aktuelle IP-basierte Telefonanlagen sind in punkto Sprachqualität, Performance und Funktionsumfang der letzten ISDN-Generation absolut ebenbürtig. Ihr Plus spielen sie vor allem in der Zusammenführung der Telefonie mit den übrigen Kommunikationskanälen des Unternehmens aus: E-Mail und Voice-Mail, Fax, SMS, Chat und Video-Conferencing werden in einer einheitlichen, bedienfreundlichen Oberfläche zusammengeführt. Anwender können auf diese Weise über ihren zentralen Posteingang, eine Smartphone-App oder eine übersichtliche Web-Oberfläche auf alle Nachrichten, Videos und Faxe zugreifen und ihre Erreichbarkeit nachhaltig verbessern.
Auch in Bezug auf Presence-Management- und Collaboration-Funktionen können Unternehmen von einer modernen IP-basierten Telefonanlage heute zu Recht mehr als nur die simple BLF-Unterscheidung in „Besetzt“ und „Frei“ erwarten. So lassen sich bei STARFACE zum Beispiel Presence- Funktionen in MS-Office Programme integrieren und Telefonate, Chats direkt aus der Office-Anwendung starten.

Komfortable IT-Integration

Moderne Telefonanlagen integrieren sich dank ihrer IP-Basis sehr gut in die Unternehmens-IT. Das erleichtert die Verzahnung mit vorhandenen CRM- und ERP-Systemen. Mitarbeiter können so per Mausklick aus ihren Terminkalendern und Adressbüchern Rufnummern wählen, bekommen bei eingehenden Gesprächen automatisch die Kundendaten angezeigt und können telefonische Beratungsgespräche per Mausklick auf die jeweiligen Mandanten verbuchen.

Flexibel erweiterbarer Leistungsumfang

Ein weiteres Kriterium für die Auswahl einer neuen Telefonanlage ist die funktionale Erweiterbarkeit. STARFACE unterstützt ein innovatives Modulsystem, das über integrierte Programmiertools die Entwicklung neuer Funktionen erlaubt. So lassen sich individuelle Anlagenfunktionen implementieren – etwa dass alle Anrufer aus München zwischen 9:30 und 11:00 Uhr in der Callcenter Gruppe Berlin und zwischen 11:00 und 11:30 Uhr in Hamburg landen sollen.

Mobiltelefon-Integration

Ein Schlüsselfeature moderner Telefonanlagen ist die nahtlose Einbindung mobiler Endgeräte. Mobile Mitarbeiter müssen an ihrem iOS- oder Android-Smartphone und im Home Office ebenso komfortabel telefonieren können wie im Büro – kostenoptimiert, mit einem durchgängigen One-Number-Konzept und mobilem Zugriff auf ihre Ruflisten, Voice-Mails und Anlagenfeatures. STARFACE setzt in diesem wichtigen Bereich auf eine zweigleisige Strategie: Unternehmen können ihre Mobiltelefone wahlweise über Software-Clients für iOS und Android oder über die zentrale Funktion „STARFACE integrated Fixed Mobile Convergence (iFMC)“ an die Anlage anbinden.

Breite Endgeräte-Auswahl

Wer keine Soft-Clients, sondern auch in Zukunft klassische Tischtelefone verwenden möchte, sollte die Endgeräte-Unterstützung der zur Auswahl stehenden Anlagen vergleichen. Je mehr potentieller SIP- und IP-DECT-Modelle unterstützt werden, desto individueller kann jeder Arbeitsplatz ausgestattet werden, was zu einer hohen Akzeptanz bei den Mitarbeitern führt. Der administrative Aufwand ist umso geringer, je leichter sich die Endgeräte ausrollen, provisionieren und updaten lassen.

Sichere Kommunikation

Angesichts der zunehmend engen Verzahnung der Telefonie mit der Datenwelt sind auch die Sicherheitsfeatures ein wichtiges Auswahlkriterium . Als besonders wichtig haben sich in der Praxis die automatische Generierung sicherer Passwörter sowie das automatische Black- und White-Listing von IP-Adressen erwiesen, zwei Maßnahmen, die im Zusammenspiel bereits ein hohes Maß an Schutz garantieren.

Vorgehensweise für die Einführung einer neuen Telefonanlage

Analysieren Sie Ihre momentanen Prozesse. Denken Sie darüber nach, auf welche Informationen Sie in Ihrem ERP- oder CRM-System, in Outlook oder auf Ihrem Smartphone zugreifen möchten. Danach definieren Sie ein bis in die Details tragfähiges Konzept: vom Callcenter-Modul für den Support oder Vertrieb über Warteschlangen, Gruppen und Smartphone-Integration bis hin zum standortübergreifenden Presence-Management. Abhängig von der Größe und den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ergeben sich zahlreiche Ansatzpunkte, um Ihre interne und externe Kommunikation effizienter, flexibler und wirtschaftlicher zu gestalten.