Ob im Arbeitszimmer, in der Essecke oder am Küchentisch – wegen der Coronakrise müssen viele auf das sogenannte Homeoffice ausweichen. Aber was wird vom Finanzamt als Heimarbeitsplatz anerkannt ? Und welche damit verbundenen Kosten und Ausgaben kann man von der Steuer absetzen?
Wenn zu „normalen“ Zeiten ein Arbeitnehmer teilweise oder ganz zu Hause arbeiten darf, muss der Arbeitgeber bestimmte Vorgaben beachten – dieser sogenannte „Telearbeitsplatz“ muss sicher sein und darf nicht die Gesundheit des Mitarbeiters gefährden. Das heißt, z.B., dass die Büromöbel beispielsweise ergonomisch angepasst, der Raum groß genug und die Beleuchtung ausreichend sein sollten.
In der derzeitigen Coronakrise wird für einen beschränkten Zeitraum die Arbeit im Homeoffice empfohlen oder angeordnet, ohne dass der Arbeitgeber die Regelung der Arbeitstättenverordnung und damit eines „Telearbeitsplatzes“ erfüllen muss. Aus Arbeitsschutzsicht handelt es sich hier um „mobile Arbeit“.
Jetzt nutzt der Arbeitnehmer ein ganzes Zimmer oder zumindest einen Teil des Wohnbereichs für die Arbeit. Er hat höhere Stromkosten und sonstige Ausgaben. Also stellt sich natürlich die Frage: Kann man das alles von der Steuer absetzen?
Unter normalen Umständen ist ein Arbeitszimmer erst dann absetzbar, wenn es Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit ist und wenn dem Arbeitnehmer ansonsten kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Ein weiterer Grund: wenn der Arbeitgeber anordnet, dass der Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeiten muss.
Arbeitszimmer oder Arbeitsecke?
In der Regel wird ein Arbeitszimmer erst vom Finanzamt akzeptiert, wenn der Raum kein Durchgangszimmer ist und ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt wird. Konkret heißt das: das Zimmer muss mit einer eigenen Tür abschließbar sein und darf z.B. keinen Fernseher, Couch, Gästebett oder persönliche Gegenstände enthalten. Kritisch wird es auch, wenn man vom Homeoffice hinaus auf den Balkon gehen kann!
Wer kein Arbeitszimmer besitzt, muss irgendwo in der Wohnung eine passende Ecke schaffen, was die steuerliche Absetzbarkeit garantiert erschwert. Eine „Arbeitsecke“ darf nicht in der Steuererklärung eingetragen werden, das hatte der Bundesfinanzhof 2016 entschieden. Aber es gibt etwas Licht am Horizont: Die VLH (Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V.) fordert derzeit, die Bestimmung angesichts der Coronakrise zu lockern, um auch die Kosten für eine Arbeitsecke absetzbar zu machen. Sie macht folgende Empfehlungen für Arbeitnehmer im Homeoffice:
- Egal, ob mit oder ohne separates Arbeitszimmer: Arbeitnehmer sollten sich eine schriftliche Bescheinigung ihres Arbeitgebers geben lassen, in welchem Zeitraum ihr Arbeitsplatz im Unternehmen nicht zur Verfügung stand und der Arbeitnehmer daher im Homeoffice arbeiten musste.
- Arbeitnehmer sollen exakt protokollieren, wann sie ihre Arbeitsecke oder -zimmer genutzt haben (Datum, Stunden). Rechnungen für Arbeitsmaterial oder Strom-/Telefonkosten sollen aufbewahrt werden
Wieviel ist steuerlich für mich drin?
Es lohnt sich durchaus, das Finanzamt an den Kosten für den Heimarbeitsplatz zu beteiligen. Insgesamt ist es möglich, einen Steuerbonus von bis zu 1.250,- € im Jahr abzuholen. Und: Wenn berufstätige Ehepaare oder eingetragene Lebenspartner ein Arbeitszimmer teilen, dürfen jetzt beide Partner bis zu 1.250,- € als Werbekosten absetzen. In diesem Fall hängt die Höhe des Betrags von der Anzahl der Personen, die im Büro arbeiten, und nicht mehr vom Raum ab. Das Gleiche gilt für WG-Bewohner: Im Untermietvertrag sollte festgeschrieben werden, dass der Mitbewohner das Arbeitszimmer auch mitnutzen kann. Die anteiligen Kosten werden nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche ermittelt.
Miet- und Nebenkosten, anteilige Kreditzinsen, Wasser- und Energiekosten, Grundsteuer sind alles absetzbar. Auch der Kauf von Einrichtungsgegenständen wie Schreibtisch, Stuhl oder Leselampe kann als Werbungskosten abgesetzt werden.
Wird jedoch ein für das Homeoffice angeschafftes Laptop oder Smartphone auch privat genutzt, müssen die Kosten in einen privaten und beruflichen Teil aufgeteilt werden. Das Finanzamt akzeptiert in der Regel eine Aufteilung in 50% Privatnutzung und 50% berufliche Nutzung.
Dokumentation, Fotos
In der Zeit der Coronakrise werden viele für berufliche Zwecke ihr Gästezimmer umwandeln oder eine Arbeitsecke einrichten müssen. Wichtig ist, dass man grundsätzlich alles mit Fotos von dieser vorübergehenden Zeit dokumentiert. Auch Rechnungen für Druckerpapier, Schreibmaterial, usw. sollen aufbewahrt werden – falls vom Arbeitgeber nicht erstattet.
Natürlich kann man eventuelle Kosten für Hardware und Telefon auch geltend machen, falls diese vom Arbeitgeber nicht zur Verfügung gestellt werden.
Grundsätzlich jedoch empfiehlt die VLH: Je genauer die Aufzeichnungen und Nachweise sind, umso größer ist die Chance, dass das Finanzamt die Aufwendungen anerkennt.