Mieten, kaufen, leasen – Wie finde ich das richtige Finanzierungsmodell?

Die Digitalisierung der Business-Prozesse schreitet rasant voran – und erweist sich als laufstarker Investitionsmotor: Immerhin 44,4 Prozent aller Unternehmen wollen ihr IT-Budget 2017 laut einer Capgemini-Studie erhöhen. Gerade Mittelständler verfügen aber nicht immer über das nötige Eigenkapital, um größere Investitionen aus der Portokasse zu stemmen. Sie sind auf ein passendes Finanzierungsmodell angewiesen. Die Wichtigsten haben wir uns im Folgenden angesehen.

Laut dem BDL – Bundesverband Deutscher Leasing-Unternehmen e.V. – war Leasing im Jahr 2015 mit 40 Prozent die populärste Investitionsform im Mittelstand. Danach folgen der Investitionskredit mit 31 Prozent, Mietkauf mit 21 Prozent und Miete mit 8 Prozent. Der ausgewogene Mix zeigt, dass es bei der Auswahl des richtigen Finanzierungsmodells keinen Königsweg gibt. Denn jedes Modell hat mit Blick auf Kostenstruktur, Steuern, Flexibilität und Zukunftssicherheit ganz eigene Vorzüge und Nachteile.

Modell 1: Der Kauf

Für die meisten kleinen und mittelständischen Betriebe gibt es bei der Finanzierung von neuem IT-Equipment vor allem ein Modell: den Kauf – je nach Liquidität mit Eigenmitteln oder mit geliehenem Kapital.

Die Vorteile:
  • Kauf ist eines der günstigsten Finanzierungsmodelle: Wer mit Eigenkapital bezahlt, muss außer dem tatsächlichen Anschaffungspreis mit keinen Extrakosten rechnen. Und auch die Fremdfinanzierung ist in der aktuellen Niedrigzinsphase vergleichsweise attraktiv.
  • Die Ware geht mit dem Kauf sofort ins Eigentum Ihres Unternehmens über. Sie können damit also tun, was sie möchten: Aufrüsten, Ausschlachten und Umlöten – alles erlaubt.
  • Sie können das gekaufte Produkt nach der Abschreibung ohne weitere Kosten weiternutzen oder weiterverkaufen – das rechnet sich und schafft Spielraum bei der Ersatzbeschaffung.
Die Nachteile:
  • Wenn Sie Ihr Eigenkapital angreifen, mindern Sie die Liquidität Ihres Unternehmens.
  • Wenn Sie fremdfinanzieren, schwächen Sie Ihre Position bei künftigen Kreditverhandlungen.
  • In jedem Fall leidet die Eigenkapitalquote – und das gekaufte Equipment muss sofort mit dem vollen Wert in der Bilanz aktiviert werden.

Modell 2: Leasing

Die Idee hinter Leasing ist einfach: Statt Wirtschaftsgüter käuflich zu erwerben, sichern Sie sich einfach nur das Nutzungsrecht an der gewünschten Ware – und bezahlen dafür über eine fest vereinbarte, mittel- bis langfristige Laufzeit hinweg feste monatliche Raten. Am Ende der Laufzeit können Sie das Produkt gegen Zahlung des Restwerts erstehen oder zurückgeben.

Die Vorteile:
  • Seit dem Inkrafttreten von Basel II ist die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens an Ihre Eigenkapitalquote gekoppelt. Da Sie beim Leasing kein Kapital in teuren Neuanschaffungen binden, bleibt die Quote hoch – und Ihre Bonität auch.
  • An die Stelle hoher Investitionsvolumen treten überschaubare und kalkulierbare Monatsraten. Gerade für mittelständische Unternehmen mit k(l)einem IT-Budget ist das eine enorme finanzielle Entlastung.
  • Leasingraten sind bilanzneutral. Sie können sie steuerlich sofort voll geltend machen.
  • Leasing ist längst nicht mehr nur für großvolumige Investitionen interessant. Inzwischen offerieren viele Anbieter IT-Leasingmodelle bereits ab einem Volumen von 500 Euro.
  • Auch die Laufzeiten werden immer kürzer. Heute erhalten Sie bei vielen Leasinggebern bereits Drei-Monats-Verträge. Sie finden also bestimmt ein Modell, das Ihren Anforderungen passgenau entspricht.
Die Nachteile:
  • Als Leasingnehmer zeichnen Sie für die Pflege und Instandhaltung der gemieteten IT verantwortlich. Kalkulieren Sie schon im Vorfeld Wartungs- und Update-Pauschalen ein.
  • In der Regel ist es keine Option, den Vertrag vorzeitig aufzulösen. Sollte Ihr Unternehmen also schneller als gedacht wachsen und der geleaste Server vor Vertragsende an die Kapazitätsgrenze stoßen, kann das zu einer Herausforderung werden.
  • Stellen Sie sich darauf ein, dass der Leasinggeber bei der Rückgabe unter Umständen Nachforderungen geltend macht, wenn Sie die Systeme nicht in Top-Zustand zurückbringen.
  • Im Falle von Schäden oder Diebstahl sind Sie haftbar. Denken Sie daher über eine Elektronik- und Diebstahlversicherung nach – Sie werden besser schlafen.
  • Anders als bei gekaufter Hardware, die Sie nach Ende der Abschreibung noch ein paar Monate weiterlaufen lassen können, müssen Sie geleaste Systeme unter Umständen binnen Tagesfrist ersetzen. Schieben Sie die Ersatzbeschaffung nicht auf die lange Bank!

Modell 3: Miete

Auf den ersten Blick sind sich Miete und Leasing sehr ähnlich. In beiden Fällen erwerben Sie für einen festen monatlichen Betrag das zeitlich befristete Recht an der Nutzung der benötigten IT-Systeme. Die entsprechenden Produkte gehen nicht in Ihr Eigentum über, müssen umgekehrt aber auch nicht als Vermögenswert in der Bilanz aktiviert werden und sind damit vollständig bilanzneutral. Miete und Rate lassen sich zudem beide als Betriebsausgabe sofort von der Steuer absetzen.

Soweit die Gemeinsamkeiten – nun zu den Unterschieden:

  • Im Gegensatz zum Leasing obliegt die Instandhaltung von Mietgeräten ganz klar dem Vermieter. Als Mieter haben Sie also durchgehend volle Budget- und kalkulatorische Sicherheit ohne unliebsame Überraschungen im Fall von Wartung oder Reparatur – wobei sich die entsprechenden Kosten natürlich in einer etwas höheren Miete niederschlagen.
  • Beim Leasing werden stets Neugeräte finanziert. Bei der Vermietung erhält man mitunter auch technisch einwandfreie gebrauchte oder wiederhergestellte Hardware. Der Mieter kann im Gegensatz zum Leasingnehmer auch nicht immer den Hersteller oder die Modellvariante vorgeben; in vielen Bereichen – etwa bei Mietdruckern – hat der Vermieter bei der Modellauswahl zumindest ein Mitspracherecht, wenn nicht sogar das letzte Wort.
  • Mietverträge sind meistens relativ kurzfristig angelegt und kommen oft sogar ohne verbindliche Laufzeiten aus. Das ermöglicht es Ihnen, bei Bedarf in Absprache mit dem Vermieter sehr flexibel auf ein neueres oder größeres Modell zu wechseln oder zusätzliche Features zu integrieren. So vermeiden Sie unnötige Kosten durch Über- und Unterlizenzierung. Und: Sie zahlen nur die Funktionalitäten, die Sie auch wirklich benötigen.

Fazit: Vor jedem Kauf unvoreingenommen abwägen

Mit Kauf, Leasing und Miete steht Unternehmen bei der Finanzierung ihrer IT-Investitionen heute eine ganze Reihe attraktiver Modelle zur Wahl. Alle drei Varianten haben dabei ihre Daseinsberechtigung – und können ja nach Einsatzbereich, Investitionsvolumen, Laufzeit und Business-Strategie die richtige Wahl sein. Es lohnt sich daher auf jeden Fall, bei der Budgetierung von IT-Investitionen alle Optionen auf dem Schirm zu behalten und von Anschaffung zu Anschaffung sorgfältig zu prüfen, welcher Weg sich im Einzelfall am besten rechnet.