IP-Telefonie erleichtert Kanzleialltag

Gerade neu gegründete Anwaltskanzleien sind gut beraten, bei der Auswahl ihrer Telefoninfrastruktur auf IP-Telefonie zu setzen: Diese stellt die Kanzleikommunikation durch ihre Einsatzflexibilität langfristig auf ein zukunftsfähiges Fundament und lässt sich in die täglichen Abläufe integrieren.

Bündelung sämtlicher Kommunikationskanäle
Im Rahmen hybrider, IP-basierter Kommunikationsumgebungen erfolgt die interne Telefonie über das lokale LAN. Auf diese Weise können viele im Alltag anfallende Tätigkeiten, zum Beispiel das Einrichten zusätzlicher Nebenstellen, selbst erledigt werden – was gerade für junge, wachsende Kanzleien von Vorteil ist. In puncto externer Telefonie steht es dem VoIP-Anlagen-Betreiber offen, ob er das klassische ISDN-Netz nutzt oder auf moderne Internettelefonie zurückgreift. Ganz gleich, wie die Entscheidung ausfällt: Als UCC-Plattform (Unified Communications and Collaboration) bündelt die IP-Lösung sämtliche Kommunikationskanäle, von Telefon über E-Mail und Fax bis hin zu SMS und Voicemail, zentral in einem PC-Arbeitsplatz und macht die Kommunikation so wesentlich effizienter. Dabei bleiben die Leistungsmerkmale klassischer TK-Systeme – zum Beispiel das Halten, Makeln und Weiterleiten von Anrufen – erhalten und werden mit High-End-Features wie Video- und Mehrfachkonferenzen oder Gesprächsmitschnitt kombiniert.

Smartphones als kostengünstige Nebenstellen
VoIP-Anlagen unterstützen eine Vielzahl SIP-basierter Endgeräte von unterschiedlichen Herstellern und ermöglichen es Kanzleiinhabern, frei zwischen Headsets, Einsteiger- und High-End-Modellen oder Conferencing Units zu wählen. Darüber hinaus sind Smartphones und andere mobile Endgeräte über Parallelruf-Features und Clients als vollwertige Nebenstellen in die IP-Umgebung integrierbar. Kanzleien punkten bei ihren Mandanten so durch optimale Erreichbarkeit und können mittels Re-Routing die Telefonkosten gering halten: Vom Handy getätigte Anrufe werden zu lokalen Tarifen zur Telefonanlage umgeleitet, ab dort greift die kostenlose Internet-Telefonie – bei internationalem Mandantenstamm bietet sich hier immenses Einsparungspotential.

Minutengenaue Abrechnung
Auf Grund ihrer konzeptionellen Offenheit lassen sich IP-basierte Telefonanlagen leicht in tägliche Prozesse einbinden, wodurch die Kanzleikommunikation abermals an Effizienz gewinnt. Ein Beispiel hierfür stellt die Kombination aus der hybriden UCC-Plattform STARFACE und der Kanzleisoftware DATEV Arbeitsplatz PRO dar. Durch die Verknüpfung von Sprache und Daten können Anwälte telefonisch geführte Mandantengespräche der entsprechenden Fallakte zuweisen und mit einem Zeitstempel speichern. Selbst kürzeste Telefonate, deren manuelle Erfassung nicht rentabel wäre, werden bei der Rechnungsstellung durch die DATEV Abrechnungssoftware problemlos berücksichtigt.

Gewissenhafte Stammdatenpflege
Auch das Mandantenmanagement gewinnt durch das Duo STARFACE und DATEV an Qualität. Ruft ein bestehender Mandant an, öffnet sich am Mitarbeiterbildschirm automatisch ein Fenster mit allen relevanten Informationen – selbst der neu eingestellte Azubi kann den Anrufer namentlich begrüßen. Bei der Anrufweiterleitung geben Präsenz-Management-Features Auskunft über den Verfügbarkeitsstatus der Kollegen und sorgen so für Transparenz. Verpasste Anrufe werden via Screen-Pop-up signalisiert, der Rückruf erfolgt dank der Integration von Computer und Telefon per Mausklick direkt aus dem Adressbuch heraus. Für eine ebenso schnelle wie gewissenhafte Pflege der Stammdaten, lassen sich bereits während des Erstkontakts mit Neukunden wichtige Schlagworte in ein Fenster tippen; der komplette Adressbucheintrag wird unmittelbar nach Gesprächsende angelegt. Ruft ein bestehender Mandant von einer neuen Nummer aus an, kann diese noch während des Gesprächs mit einem Klick in seinen Daten gespeichert werden.

Autor: Christopher Prohl, HzwoB

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