IP-Telefonie erleichtert den Kanzleialltag

Nicht nur für mittelständische Unternehmen und Großkonzerne spielt die moderne Kommunikation eine große Rolle. Auch kleine Betriebe und Dienstleister sollten sich heute auf ihr Telefonsystem verlassen können. Umso besser, wenn dieses auch noch Funktionen bietet, das den Unternehmensalltag effizienter und einfacher macht. Das soll das Beispiel einer Anwaltskanzlei erläutern.

 

Der eigene Chef sein, selbstbestimmt arbeiten und die Aussicht auf ein höheres Einkommen – all das sind Gründe, die für die Gründung der eigenen Kanzlei sprechen. Gleichzeitig bringt die Selbstständigkeit aber immer auch Herausforderungen mit sich. Kanzleigründer müssen Fuß im Kerngeschäft fassen und gleichzeitig organisationsstrukturelle Entscheidungen, etwa im Bereich der Gestaltung der IT- und Telefonieumgebung treffen. Nicht nur neu gegründete Anwaltskanzleien sind hierbei gut beraten, auf IP-basierte Anlagen zu setzen, denn diese passen sich flexibel an die jeweils vorherrschenden Bedingungen an und stellen die Kanzleikommunikation langfristig auf ein zukunftsfähiges Fundament, das sich in tägliche Abläufe integriert.

 

Sämtliche Kommunikationskanäle bündeln

Im Rahmen hybrider, IP-basierter Kommunikationsumgebungen erfolgt die interne Telefonie über das lokale LAN. Dadurch können viele im Büroalltag anfallenden Tätigkeiten, wie zum Beispiel das Einrichten zusätzlicher Nebenstellen, selbst erledigt werden. Dies ist gerade für junge, wachsende Kanzleien von Vorteil. Der Betreiber der hybriden Telefonanlage kann in Bezug auf Telefonie auf das klassische ISDN zurückgreifen oder die moderne Internettelefonie verwenden. In beiden Fällen bündelt die UCC-Plattform (Unified Communications and Collaboration) als IP-Lösung sämtliche Kommunikationskanäle in einem PC-Arbeitsplatz – von Telefon über E-Mail und Fax bis hin zu SMS, Voicemail. Auf diese Weise wird die Kommunikation wesentlich einfacher und effizienter. Leistungsmerkmale klassischer TK-Systeme wie beispielsweise Halten, Makeln oder das Weiterleiten von Anrufen werden mit High-End-Funktionen wie Video- und Mehrfachkonferenzen sowie der Möglichkeit der Gesprächsmitschnitte kombiniert.

 

Das Smartphones wird zur kostengünstigen Nebenstelle

VoIP-Anlagen unterstützen eine Vielzahl SIP-basierter Endgeräte unterschiedlicher Hersteller. Kanzleiinhaber haben dabei die freie Wahl zwischen Headsets, Einsteiger- und High-End-Modellen oder Conferencing Units. Auch Smartphones und andere Mobilgeräte können über Parallelruf-Funktionen als vollwertige Nebenstelle in die Kommunikations-Umgebung integriert werden. Mandanten profitieren somit von einer optimalen Erreichbarkeit der Kanzleien, diese wiederum können mittels intelligentem Routing in verschiedene Telefonleitungsprovider die Telefonkosten gering halten. Anrufe, die vom Handy aus getätigt werden, werden zu örtlichen Tarifen auf die Telefonanlage umgeleitet, von dort aus greift dann die Internet-Telefonie. Besonders für Kanzleien mit internationalem Mandantenstamm ergibt sich hier also immenses Einsparungspotential.

 

Minutengenaue Abrechnung

IP-basierte Telefonanlagen bieten darüber hinaus den Vorteil der konzeptionellen Offenheit. Dadurch lassen sie sich leicht in tägliche Prozesse einbinden, wodurch die Kanzleikommunikation erneut an Effizienz gewinnt. Ein Beispiel der Effizienzgewinnung stellt die Kombination einer hybriden UCC-Plattform und der Kanzleisoftware DATEV Arbeitsplatz PRO dar. Durch die Verknüpfung von Sprache und Daten können Anwälte die Metadaten telefonisch geführter Mandantengespräche der entsprechenden Fallakte zuweisen und mit einem Zeitstempel speichern. Selbst kurze Telefonate, deren manuelle Erfassung zur Abrechnung nicht rentabel wäre, werden bei der Rechnungsstellung durch die DATEV Abrechnungssoftware problemlos berücksichtigt.

 

Gewissenhafte Stammdatenpflege

Qualitätssteigerungen sind dank IP-Telefonanlage und DATEV auch im Mandantenmanagement möglich. Sobald ein Anruf eines bereits im CRM hinterlegten Mandanten eingeht, öffnet sich am Bildschirm des Mitarbeiters automatisch ein Fenster, das alle relevanten Informationen zeigt – auch der neu eingestellte Mitarbeiter kann den Anrufer auf diese Weise namentlich begrüßen. Präsenz-Management-Funktionen geben vor Anrufweiterleitung Auskunft über den Verfügbarkeitsstatus der Kollegen und sorgen so für Transparenz. Auf verpasste Anrufe wird hingewiesen, der Rückruf erfolgt dank der Integration von Computer und Telefon per Mausklick direkt aus der Rufliste oder dem Adressbuch heraus. Für die ebenso schnelle wie gewissenhafte Pflege der Stammdaten lassen sich bereits während des Erstkontakts mit einem Neukunden wichtige Schlagworte in einem Fenster hinzufügen – der komplette Adressbucheintrag kann unmittelbar nach Gesprächsende angelegt werden. Ruft ein bestehender Mandant von einer neuen Nummer aus an, kann diese noch während des Gesprächs mit einem Klick in seinen Daten gespeichert werden.

 

Fazit

Auch für kleine Kanzleien und Neugründungen ergeben sich durch den Einsatz einer VoIP-Telefonanlage zahlreiche Vorteile. Durch die Bündelung sämtlicher Kommunikationskanäle und der Verwendung von Smartphones als vollwertige Nebenstellen, werden Gesprächskosten deutlich minimiert. Moderne UCC-Funktionen ermöglichen eine effizientere Arbeitsweise und optimieren interne Prozesse. Wichtige Stammdaten können bereits während des Telefongesprächs gepflegt und verpasste Anrufe per Mausklick nachgeholt werden.