Das Büro in der Hosentasche: Wie Sie aus Ihrem Smartphone das Optimum herausholen

Top-Technik trifft Top-Features: Ein aktuelles iPhone oder Android-Smartphone ist in puncto Rechenleistung längst auf Augenhöhe mit einem Mittelklasse-PC – und wird mit den richtigen Tools und Apps zur perfekten Freiluft-Alternative zum Büroarbeitsplatz. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, die Möglichkeiten Ihres Smartphones voll auszuschöpfen.

1. Integrieren Sie Ihr Mobiltelefon in die TK-Anlage

Telefonieren lässt sich mit jedem Smartphone – aber nicht immer mit dem gleichen Komfort. Gerade Vieltelefonierer sollten ihr Diensttelefon von der IT-Abteilung an die zentrale Telefonanlage koppeln lassen. Die Integration lässt sich über spezielle Software-Clients oder Anlagen-Features wie iFMC realisieren und verwandelt Mobiltelefone in echte Nebenstellen der Anlage. Anwender bleiben so durchgehend unter einer Nummer erreichbar. Sie haben jederzeit Zugriff auf das zentrale Adressbuch. Und sie können auch unterwegs auf bewährte Komfortfunktionen wie Rufumleitung und Rückfrage zugreifen.

2. Optimieren Sie Ihre Kommunikationskosten

Mobil gleich teuer? Stimmt nicht – im Gegenteil: Wer am Smartphone clever routet und ein- und abgehende Gespräche über die TK-Anlage leitet, kann seine Mobilgebühren nachhaltig minimieren. Nutzt man dann auch noch konsequent die Möglichkeit, über vorhandene WLANs zu telefonieren, wird das Smartphone schnell zum Sparmodell.

3. Nutzen Sie Ihr Smartphone als Conferencing-Tool

Voice- und Video-Konferenzen gewinnen rasant an Bedeutung. Gut, dass die meisten Smartphones beides aus dem Effeff beherrschen. So können Sie sich auch unterwegs oder im Home-Office einfach und bequem in die Teambesprechung einklinken oder mit Kunden den aktuellen Projektstand durchgehen. Zwei Dinge sollten Sie beachten. Erstens: Suchen Sie sich für die Telko ein ruhiges Plätzchen, um den Ablauf nicht zu stören und alles Wichtige mitzubekommen. Und zweitens: Stellen Sie gerade bei Videokonferenzen schon im Vorfeld eine stabile Verbindung sicher, um Verbindungsabbrüche und Neueinwahlen zu vermeiden. Denn die sind nicht nur für Sie, sondern auch für alle anderen Teilnehmer eine Qual!

4. Bleiben Sie mit Chat und Messaging erreichbar

Chat und Instant Messaging boomen – und gehören längst wieder zu den echten Killer-Anwendungen am Smartphone. Warum, ist leicht erklärt: Im Gegensatz zu Echtzeitkanälen wie Telefon und Conferencing bleiben Sie mit Chat und Messaging-Tools auch erreichbar, wenn Sie mal nicht online sind. So können Sie das Smartphone im Kundengespräch ruhig in der Tasche lassen – und eingehende News in einer ruhigen Minute checken.

5. Holen Sie Ihre Daten auf das Smartphone

Seine wahren Stärken als Hosentaschen-Büro kann das Smartphone erst ausspielen, wenn Sie es auch als mobile Datenzentrale nutzen. Das schnelle Checken von E-Mails, das Querlesen von Office-Dokumenten und der Zugriff auf die ERP- und CRM-Datenbank halten Sie auch unterwegs handlungsfähig. Voraussetzung ist, dass die Anbindung an die Unternehmens-IT professionell durch Ihren Administrator erfolgt. Die beliebte Mail-Umleitung aufs Web-Mail-Konto und das Hochladen von Angebotstexten in den privaten Dropbox-Account sind ein No-Go.

6. Lassen Sie Ihr Smartphone zentral managen

Ihr dienstlich genutztes Smartphone sollte in jedem Fall von Ihrer IT-Abteilung verwaltet werden. Denn die verfügt mit hoher Wahrscheinlichkeit über eine dedizierte Mobile Device Management-Lösung, die Zugriffe und Daten zuverlässig schützt. Die meisten dieser Systeme halten dabei die dienstlichen Daten und Apps in einem separaten, verschlüsselten Container vor. Und sie sorgen dafür, dass nur autorisierte VPN-User vom Smartphone aus auf zentrale Ressourcen zugreifen können. So bleiben Datenschutz, Datensicherheit und Compliance jederzeit gewährleistet.

7. Sichern Sie die Daten auf Ihrem Smartphone regelmäßig

Jahr für Jahr bleiben Tausende von Mobiltelefonen in Taxis und auf Flughäfen liegen oder werden gestohlen. Nichts ist ärgerlicher, als wenn dann auch etliche Gigabyte unersetzlicher Daten verloren gehen. Achten Sie deshalb darauf, regelmäßige Backups anzulegen – am besten auf unterschiedlichen Datenträgern (zum Beispiel: auf dem Desktop-PC und in der Cloud Ihres Unternehmens).

8. Unterschätzen Sie nicht, wie oft Sie zum Smartphone greifen

Selbst wenn Sie kein ausgesprochener Power-User sind, verbringen Sie am Smartphone mehr Zeit, als Sie denken. Das bedeutet, dass Sie sich über kurz oder lang genau im falschen Moment mit einem leeren Akku oder gedrosseltem Datenvolumen wiederfinden werden. Bauen Sie lieber vor: Mit einer geladenen Powerbank in der Jackentasche und einem großzügig gewählten Tarif sind Sie für alle Eventualitäten gewappnet.

9. Tauschen Sie sich mit Ihren Kollegen aus

Jeder Anwender kennt für sein Mobiltelefon eine Handvoll praktischer Kniffe und cleverer Apps, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtern. Daher der Tipp: Zapfen Sie das Wissen Ihrer Kollegen an! Wenn Sie sich persönlich oder in einem kleinen Wiki über praktische Anwendungen (z.B.: CamCardLite zum automatischen Einlesen von Visitenkarten) und nützliche Life Hacks (z.B.: Im Flugmodus laden Handys deutlich schneller!) austauschen, werden alle davon profitieren.

10. Always on? Bitte nicht!

Zum Schluss der vielleicht wichtigste Tipp: Wer sein Büro rund um die Uhr mit sich trägt, tut sich mit dem Abschalten schwer – bis seine Produktivität leidet. Achten Sie deshalb darauf, ganz bewusst auch mal offline zu bleiben. Die meisten Projekte verzeihen es, wenn man sie am Feierabend, am Wochenende und im Urlaub ruhen lässt. Und Ihre Kollegen können Sie meistens besser vertreten, als Sie denken.

Fazit: Das Smartphone wird zur echten Schaltzentrale

Moderne Smartphones sind ein mächtiges Tool und prägen schon heute nachhaltig unsere Art zu arbeiten. Sie machen uns somit flexibler, verkürzen Kommunikationswege und erlauben es uns, abseits des Büros effizient zu arbeiten. Angesichts dieses hohen Stellenwerts sollten Unternehmen das Thema Mobilintegration hoch priorisieren und bereichsübergreifend angehen. Nur im Zusammenspiel von Management, Fachabteilungen, Betriebsrat und IT lassen sich die Weichen für einen effizienten, sicheren und verantwortungsvollen Umgang mit den kleinen Alleskönnern stellen.